Unterschiede Rollen, Berechtigungen, Qualifizierungen und Zugriffskontrolle.
Unabhängig von der definierten Nutzerrolle verhindert die Zugriffskontrolle, dass Nutzer ein Dokument oder einen Report sehen, öffnen oder bearbeiten können. Somit wird systemseitig ein unberechtigter Zugriff auf Ressourcen in der Plattform blockiert, anders als bei den Rollen, welche lediglich den generellen Rahmen der Funktionalitäten festlegen.
Die Rollen eines Nutzers (z.B. Editor, Assistant) definieren, welche Aktionen er mit Aufträgen, Dokumenten und/oder Reports durchführen darf. Ein "Editor" (oder auch Content-Ersteller) kann Dokumente bearbeiten, ein "Operator" kann diese erstellen Inhalte als Auftrag, Report, Tasks starten und ausführen.
Die Zugriffskontrolle geht darüber hinaus, indem sie regelt, welcher Benutzer (oder Benutzergruppe) genau, auf welche spezifischen Dokumente, Berichte, Aufträge oder Tasks Zugriff hat - unabhängig von seiner Rolle.
Somit ermöglicht die Zugriffskontrolle eine genauere Steuerung des Zugangs zu den einzelnen Inhalten, über rollenbasierten Berechtigungen hinaus.
Innerhalb einer Rolle können über die Berechtigungs-Tabelle sämtliche Funktionsteile der Software aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Qualifikationen kommen dann zum Einsatz, wenn der Operator bei der Ausführung eines Reports oder ganzen Auftrags bestimmte Voraussetzungen in Form von einer Qualifikation erfüllen muss.
Berechtigungen
Die folgende Auflistung soll Ihnen dabei helfen,
Berechtigungs-Tabelle
Berechtigung | Effekt | Weiteres / Anwendung |
Aufträge | Aktiviert den grundsätzlichen Menüpunkt "Aufträge" im linken Seitenmenü und gewährt die Ansicht zu den Aufträgen. |
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Erstellen und Bearbeiten von Aufträgen | Aufträge können über den Button "Neuer Auftrag" erstellt werden, bestehende Auftragsdaten können modifiziert werden. |
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Auftragsserien verwalten (Regeln) | Im linken Seitenmenü erscheint der Menüpunkt "Serien (Regeln)", hier können ganze Auftragsserien in die Zukunft vorab geplant und erstellt werden. |
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Zeitplan für einzelne Schritte anpassen | Innerhalb der Auftragsserien-Erstellung/ Bearbeitung lassen sich somit Ausnahmen und indivduelle Regeln abbilden (Sichtbar bei Klick auf das eingefügte Dokument -> rechtes Seitenmenü "Zeitplan der einzelnen Schritte") |
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Archivieren & archivierte (Aufträge) verwalten | Hiermit lassen sich Aufträge aus der Auftragsübersichts-Liste entfernen, sowie entfernte Aufträge wieder herstellen. |
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Dokumente und Reports anhängen, trennen und neu anordnen | Benutzer mit dieser Berechtigung können innerhalb eines Auftrags neue Dokumente (oder auch Reports) hinzufügen, bestehende aus dem Auftrag entfernen, sowie die Reihenfolge komplett neu anordnen. |
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Berechtigung | Effekt | Weiteres / Anwendung |
Reports | Aktiviert den grundsätzlichen Menüpunkt "Reports" im linken Seitenmenü und gewährt die Ansicht zu den laufenden und abgeschlossenen Reports. |
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Von Dokument starten | Ist diese Berechtigung aktiviert erscheint in der linken "Menü der Punkt "Report starten". Hierüber können erstellte Dokumente vom Operator als Reports ausgeführt werden. |
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QR-Scanner verwenden | Dokumente können mit QR-Codes verknpüft und aufgerufen werden. Mit dieser Berechtigung erscheint das Menü "QR-Scanner" im linken Seiten-Menü. | QR-Codes und deren Nutzung: QR-Codes und deren Nutzung | Operations1
Anlegen von QR-Codes: |
Abgeschlossene Reports anzeigen | Bereits abgeschlossene Reports können mit dieser Berechtigung wieder geöffnet werden. Im Bereich der Reportsdetails ist hier ein entsprechender Menüpunkt zu finden. | Abgeschlossene Reports wiedereröffnen: Wiedereröffnung von Reports | Operations1 |
Namen und Klassenmerkmale anpassen | Mit dieser Berechtigung können bei noch laufenden Reports sowohl der Titel, als auch die Klassifizierung modifiziert werden. |
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Zeitstempel in Reports anzeigen | Hiermit lassen sich die Mitarbeitername und Zeitstempel der Bearbeitung aktiveren oder deaktivieren. | Dies kann eine mögliche Anforderung des Betriebsrates in Ihrem Hause darstellen. |
Report wieder öffnen | Es gibt Gründe dass ein abgeschlossener Report wieder geöffnet werden muss. Es ebenfalls Gründe diese Berechtigung nur dedizierten Rollen / Benutzern zu übertragen. | Auditsicher: Alle Änderungen einschließlich der Wiederöffnung protokolliert nachvollziehbar.
Wiedereröffnungen von Reports: Wiedereröffnung von Reports | Operations1 |
Erstellen von Dateiexporten (PDF, CSV, XLSX) | Ist diese Berechtigung aktiviert, sehen betreffende Benutzer in der Detailübersicht eines Reports oben rechts im Kebab-Menü (Drei Punkte) verschiedene Optionen zum Export der Reportdaten. |
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Archivieren & archivierte (Reports) verwalten | Mit dieser Berechtigung können nicht mehr benötigte oder nicht gewünschte Reports aus der aktiven Reportübersicht entfernt werden und aus dem Archiv wieder aktiviert werden. | Erstellung und Verwaltung von Reports FAQ: Erstellung und Verwaltung von Reports | Operations1
Report-Übersicht und Reports erstellen: Report-Übersicht und Reports erstellen | Operations1 |
Verwalten des externen Zugriffs auf Reports | Mittels dieser aktivieren Berechtigung können auch Personen ohne Operations1 Zugriff auf diesen spezifischen Report Leseberechtigung erteilen. Sie finden die Funktion "Report teilen" ebenfalls in der Report-Detailübersicht im Kebab-Menü. | Report via Link teilen: Report via Link teilen | Operations1 |
Berechtigung | Effekt | Weiteres / Anwendung |
Tasks | Grundsätzliche Berechtigung ob der Menüpunkt "Tasks" in der linken Menüleiste zugänglich ist. | Tasks in Operations1 erstellen: Tasks in Operations1 erstellen | Operations1 |
Tasks löschen | Sie geben der Rolle / dem User die Berechtigung vorhandene Tasks zu löschen |
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Berechtigung | Effekt | Weiteres / Anwendung |
Dokumente | Grundsätzliche Berechtigung ob der Bereich "Dokumente" für die Rolle / Nutzer zugänglich ist. | Dokumente in Operations1 erstellen: Neue Dokumente mit Operations1 erstellen | Operations1 |
Externe Zugriff auf Dokumente verwalten | Erlaubt das interne, sowie das externe Teilen von Dokumenten-Links. "Link teilen" ist entweder in der tabellarischen Dokumentenübersicht rechts in der Zeile (Kebab-Menü) zu finden oder direkt in der Dokumenten-Detailübersicht ebenfalls rechts oben im Kebab-Menü. | |
Mehrere Dokumente klassifizieren | Hiermit können in der tabellarischen Dokumentenübersicht mehrere Dokumente auf einmal klassifiziert werden! | Organisieren von Dokumenten, Medien und Materialien über Strukturklassen: https://support.operations1.com/de-form/articles/28314-organisieren-von-dokumenten-medien-und-materialien-uber-strukturklassen
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Direktes Publizieren ohne Review | Ist diese Berechtigung aktiviert, können Dokumente direkt und ohne Gegenprüfung veröffentlicht werden. |
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Reviewen und Veröffentlichen | Diese Berechtigung gibt der adressierten Rolle die Möglichkeit zur Freigabe angefragte Dokumente zu überprüfen und anschließend |
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Anfügen von Tags an Interaktionen | Erlaubt bei der Erstellung von Dokumenten Tags an spezifische Interaktionen zu setzen | Verwenden von Interaction-Tags: Interaktion-Tags: Nachverfolgen und Analysieren von Interaktionen | Operations1
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Mehrere Dokumente entfernen | Hiermit erhaltet die Rolle die Berechtigung in der tabellarischen Dokumentenübersicht mehrere Dokumente auf einmal entfernen zu können werden (Checkboxen) |
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Autofill-Interaktionen erstellen |
| Interaktion "Autofill" in Dokument erstellen: Automatisch ausgefüllte Interaktionen (Autofill) | Operations1 |
AI Document Automator | Ist diese Berechtigung aktiviert, können User dieser Rolle im Bereich "Dokumente" neben der klassischen Dokumenten-Erstellung auch den AI Document Automator verwenden. Im Dokumenten Bereich wird der Button direkt neben den "Dokument | Importieren bestehender Arbeitsanweisungen via "AI Document Automator": https://support.operations1.com/de-form/articles/254487-importieren-bestehender-arbeitsanweisungen-via-operations1-ai-document-automator |
Berechtigung | Effekt | Weiteres / Anwendung |
Globale Assets | Diese Berechtigung ermöglicht den generellen Zugang zu den globalen Assets (Medien und Materialien). |
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Verwalten globaler Medien und Materialien |
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Berechtigung | Effekt | Weiteres / Anwendung |
Analytics | Der Menüpunkt "Analytics" wird mit dieser Berechtigung aktiviert / deaktiviert. | Transparente Auswertungen: Quartile und Boxplots |
Cycle times | Verschafft Zugang zum Feature "Durchlaufzeiten" in "Analytics"! |
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Berechtigung | Effekt | Weiteres / Anwendung |
Qualifikationen | Gib der Rolle die Berechtigung | Funktionsweise von Qualifikationen: https://support.operations1.com/de-form/articles/177981-ausfuhren-von-tatigkeiten-basierend-auf-qualifikationen |
Qualifikationen verwalten | Erlaubt der Rolle zB. einem Dokument eine entsprechende Qualifikation als Voraussetzung hinzu zufügen oder zu entfernen. |
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Berechtigung | Effekt | Weiteres / Anwendung |
Einstellungen |
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Reportausführung | Berechtigung Reports zu starten und zu bearbeiten. Im Menü auf der linken Seite taucht der Punkt "Report starten" auf. | Reports erstellen/starten: https://support.operations1.com/de-form/articles/28357-uberblicken-und-erstellen-von-reports |
PDF Report | Ermöglicht der Rolle Reports als fertig PDFs auszuleiten. | Erstellen / Exportieren eines PDF Reports |
Nutzer | Hiermit erhalten Sie Zugriff Benutzer-Übersicht und können Benutzerprofile editieren! | Tipp: Dies sollte lediglich den Administratoren vorbehalten sein! |
| Legen Sie fest ob es sich um einen API-User handelt und generieren Sie einen Secret-Token zur weiteren Verwendung! | Benutzer, Rollen & API Zugriff: https://support.operations1.com/de-form/articles/28306-anlegen-verwalten-und-zuweisen-von-benutzern-und-rollen |
Nutzergruppen | Diese Berechtigung ermöglicht den Zugang zur Verwaltung der Nutzergruppen. | Steuern Sie die Zugriffskontrolle über angelegte Nutzergruppen. |
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Rollen & Berechtigungen | Hierdurch werden die Bereiche "Rollen" und "Berechtigungen" zugänglich gemacht. Der Menüpunkt wird in den Systemeinstellung -> Benutzerverwaltung sichtbar. | Tipp: Diese Bereichen sollten nur für Administratoren zugänglich sein!
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Authentifizierungsanbieter | Hierdurch kann der Bereich zum "Auth-Anbieter" in den Systemeinstellungen angezeigt werden. | SSO einrichten: Einrichten von SSO via Active Directory Integration mittels OIDC |
Interaktions-Tags | Mit dieser Berechtigung aktivieren sie den Menüpunkt "Interaktions-Tags". Hier können Sie Tags anlegen und verwalten. | Anlegen von Tags (allgemein): Anlegen von Tags für Interaktionen und Dokumente
Best Practise: Seriennummern-Tracking & Rückverfolgbarkeit von Daten |
Dokumenten-Tags | Hiermit aktivieren sie den Menüpunkt "Dokumenten-Tags". Hier können Sie Tags anlegen und verwalten. |
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Klassen |
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Klassenmerkmale |
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Filter | Ist diese Berechtigung aktiviert, erhält die Rolle Zugang zur Verwaltung der Klassen-Filter. | |
Einheiten | Ist diese Berechtigung erteilt, taucht der Menüpunkt "Einheiten" in den Systemstellungen auf und sie können eigene Einheiten anlegen (und später in Dokumenten verwenden) |
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QR-Codes | Aktivieren / Deaktivieren Sie hiermit den Zugang zur Erstellung/Verwaltung von QR-Codes (Systemeinstellungen -> Datencenter -> QR-codes). |
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Automator |
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Webhooks | Um Webhooks entsprechend zu konfigurieren, können Sie den Bereich mittels dieser Berechtigung zugänglich machen. | Übersicht: Verfügbare Webhooks
Use Case: Externe BI-Software |
API-Berechtigungen | Die Berechtigung schafft Zugang zur mächtigen API-Berechtigungstabelle |
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Tokens | Ist diese Berechtigung aktiv, können Sie in der Benutzer-Tabelle einen API-User (Token) erstellen. |
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Berechtigung | Effekt | Weiteres / Anwendung |
Zugriffskontrolle* | Aktiviert die grundsätzliche "Zugriffsdokumente" für jene Rolle. | |
Zugriff auf alle Dokumente und Reports** | Wichtig! Überschreibt jegliche gesetzte Zugriffsbeschränkung!
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Verwalten des Zugriffs auf Dokumente und Reports | Unter dem Reiter "Zugriff" können die Zugriffsberechtigungen auf das jeweilige Dokument, Report, Task oder Auftrag verwaltet werden. |
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Zugriffskontrolle (Access Control)
Wichtig :
** Bitte nehmen Sie sich Zeit um die Auswirkung der Berechtigung "Zugriff auf alle Dokumente und Reports" genau zu verstehen. Um Ihnen die Einführung der Zugriffskontrolle auf Dokumente, Reports, Aufträgen, usw. so einfach wie möglich zu machen, haben Sie mit dieser Berechtigung die Zugriffskontrolle zu umgehen!
* Äußerste Vorsicht gilt es auch für das Szenario, dass Sie die Berechtigung "Zugriffskontrolle" aktiviert haben, jedoch Ihre Dokumente, etc. noch entsprechend mit Zugriffsberechtigungen ausgestattet haben oder noch keine Gruppen mit Benutzern angelegt und diese zugewiesen haben. In diesem Fall haben nur berechtigte Personen und Gruppe Zugang zu jenem Dokument, Auftrag, etc.. !
Das Thema "Zugriffskontrolle" ist gerade im Zusammenspiel von Berechtigungen, Klassen-Filtern und Qualifikationen sehr umfangreich, mächtig und bedarf eine entsprechende Planung.
Erfahren Sie mehr über die Bedeutung der Zugriffskontrolle, auf was sie sich alles anwenden lässt, was die Voraussetzungen sind, in wie fern Benutzergruppen hier eine wichtige Rolle spielen und wie Sie damit arbeiten:
Qualifikationen
Qualifikationsmanagement: Wissen absichern und gezielt einsetzen
Mit dem Qualifikationsmanagement-Modul von Operations1 stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende nur dann mit bestimmten Aufgaben oder Dokumenten arbeiten, wenn sie über die dafür nötigen Qualifikationen verfügen – etwa durch Sicherheitsunterweisungen, Schulungen oder zeitlich begrenzte Berechtigungsscheine.
Qualifikationen können einfach angelegt, mit einer Gültigkeitsdauer versehen und einzelnen Benutzern zugewiesen werden. Optional lassen sich Warnfristen definieren, bevor eine Qualifikation abläuft.
Durch die Verknüpfung von Qualifikationen mit Dokumenten wird klar definiert, welches Wissen erforderlich ist, um einen Report zu starten. Ist eine Qualifikation nicht vorhanden oder abgelaufen, verhindert ein automatischer Stoppmechanismus die Ausführung – so bleiben Qualität und Sicherheit stets gewährleistet.
Das Modul unterstützt Sie dabei, Wissen transparent zu verwalten, regelmäßig zu aktualisieren und lückenlos nachzuverfolgen – als wertvoller Beitrag zur Arbeitssicherheit und Prozessqualität in Ihrer Produktion.
Erfahren Sie wie Sie Qualifikationen anlegen, verwalten und damit arbeiten: