Dokumente in Operations1 können beispielsweise Arbeitsanweisungen, Wartungschecklisten, Sicherheitsanweisungen, Verpackungsanweisungen, Instandhaltungsanleitungen, Laufkarten oder Prüfprotokolle sein. Mit Operations1 lassen sich all diese klassischen Arten an Industriedokumentationen ganz einfach abbilden. So gehören die Stunden, die Sie in Word, Excel und PowerPoint verbracht haben sowie die Stapel Papier die produziert wurden, der Vergangenheit an.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie unter Dokumente auf den Button neues Dokument. Es öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Metadaten.
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Geben Sie im Titel den Namen des Dokuments ein. Der Titel sollte den Inhalt knapp, präzise und aussagekräftig wiedergeben. Er kann später frei durchsucht werden.

Wählen Sie die Sprache des Dokuments aus. Standardmäßig ist die Sprache gesetzt, mit der Sie aktuell angemeldet sind. Die Auswahl dient als initiale Sprache zur Dokumentenerstellung. Sie können später jederzeit weitere Sprachen hinzufügen.

Bei der Klassifizierung können Sie zwischen keine, öffentlich, intern, vertraulich und streng vertraulich wählen. Diese Einteilung dient der Übersichtlichkeit und ist derzeit nicht an eine Berechtigungsstruktur gekoppelt.

Mit dem Feld gültig bis können Sie eintragen, an welchem Tag ein Dokument seine Gültigkeit verliert. Dies ist lediglich ein Informationsfeld, um Dokumente zeitlich abzugrenzen. Dokumente werden nicht nach Ende des Gültigkeitszeitraums gesperrt. In der Dokumenten-Übersicht können Sie durch das Einblenden weiteren Spalten, die Gültigkeit hinzufügen. Dadurch können Sie nach Dokumenten filtern, die z. B. eine Überarbeitung benötigen.

Haben Sie Tags in Operations1 hinterlegt, können Sie diese mit dem Dokument verknüpfen. Wählen Sie dazu einfach einen oder mehrere Tags aus.

Die Felder Report automatisch erstellen und für andere sichtbar machen sind initial ausgewählt. Falls Sie keine automatische Report-Erstellung wünschen oder das Dokument nicht für andere sichtbar sein soll, entfernen Sie die jeweiligen Häkchen.

Über die Notizen können Sie bei Bedarf weitere Informationen zu dem Dokument eingeben, um das Dokument näher zu beschreiben.

Über den Button QR-Codes hinzufügen, können Sie bestehende QR-Codes über die Suche auswählen oder einen neuen QR-Code erstellen, indem Sie den Haken neu erstellen auswählen. Geben Sie eine Zeichenfolge ein und klicken sie auf hinzufügen. Die Software erstellt automatisch einen neuen QR-Code. Dieser kann über den Download-Button heruntergeladen oder über das Kreuz wieder entfernt werden. Durch scannen des QR-Codes öffnet sich später das Dokument automatisch.

Über Klassen bearbeiten wählen Sie die Zuordnung von Strukturklassen für Ihr Dokument aus. Es öffnet sich seitlich die Classifier-Leiste. Wählen Sie durch anklicken der Kästchen die Merkmale der Strukturklassen aus. Durch erneutes Klicken auf den blauen Haken im Kästchen wird die Zuordnung wieder aufgehoben.

Nachdem Sie die Metainformationen eingegeben haben, klicken Sie auf den Button speichern und Ihr neues Dokument öffnet sich. Beginnen Sie anschließend damit, Ihr Dokument aufzubauen und mit Interaktionen und Inhalten zu füllen.

Um freigegebene Dokumente zu löschen, müssen Sie diese zunächst in der Übersichtstabelle Ihrer Dokumente über das Aktionsmenü archivieren. Das Dokument befindet sich dann unter dem Reiter Papierkorb. Dort können Sie das Dokument wiederherstellen oder es ins Archiv verschieben.

Befindet sich das Dokument dagegen im Status Neu oder Entwurf, kann dieser Entwurf direkt verworfen werden. Es erscheint ein zusätzliches Fenster, das darauf hinweist, dass der Entwurf unwiderruflich gelöscht wird.
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