Ein Dokument lässt sich mit Hilfe von Schritten und Arbeitsgängen untergliedern. Es können sowohl mehrere Schritte hintereinander eingefügt werden, als auch mehrere Arbeitsgänge innerhalb eines Schritts. In den Arbeitsgängen können Sie unterschiedliche Interaktionen einbinden. Diese Interaktionen dienen der Rückmeldung und Dokumentation von Werten und Bestätigungen beim Durchführen eines Reports.
Dokumente bearbeiten
Bearbeitungsmodus öffnen
Um ein Dokument zu modifizieren, müssen Sie den Bearbeitungsmodus über den Button Bearbeiten in der rechten oberen Ecke innerhalb des Dokuments im Editor öffnen. Wenn Sie ein neues Dokument angelegt haben, öffnet sich dieses direkt im Bearbeitungsmodus.
Neuen Schritt hinzufügen
Ein Schritt ist immer die oberste Stufe innerhalb eines Dokumentes. Im Assistant blättern Sie die Schritte später wie einzelne Seiten nacheinander durch. Für die Erstellung Ihrer Dokumente bietet Operations1 insgesamt vier Schritt-Typen bzw. Vorlagen an. Hierzu zählt die klassische Arbeitsanweisung, die auch als einfache Checkliste Verwendung findet. Weiterhin stehen Ihnen ein Präsentationstemplate mit extra großen Medieninhalten und Module zur Verfügung.
Arbeitsgänge hinzufügen
Ein Arbeitsgang wird in einem Schritt eingefügt und beschreibt einen einzelnen Arbeitsschritt. Sie können einen neuen Arbeitsgang einfach über den Button oder das Pluszeichen hinzufügen. Per Drag & Drop können Sie die Anordnung einzelner Arbeitsgänge, Interaktionen und Schritte vornehmen.
In den meisten Aktionen stehen Ihnen die Optionen Pflichtangabe, Erklärung und N/A zur Verfügung.
Pflichtangabe: Ist diese Option aktiviert, muss eine Eingabe für die Interaktion erfolgen.
Erklärung: Mit dieser Option kann der Mitarbeiter im Assistant zusätzlich noch eine Erklärung eingeben und ggfs. mit einem Media-File dokumentieren.
N/A: Diese Option gibt dem Mitarbeiter zusätzlich die Möglichkeit diesen Punkt als nicht zutreffend zu markieren.
Wenn Sie Arbeitsgänge mehrfach benutzten möchten, können Sie diese einfach über die drei Punkte duplizieren. Über die drei Punkte können Sie zudem einen Arbeitsgang löschen. Wenn Sie in Ihren Reports die Detailergebnisse eines einzelnen Arbeitsganges ausgeben möchten, aktivieren Sie das Feld individueller Report an dem jeweiligen Arbeitsgang.
Interaktionen hinzufügen
In Ihren Arbeitsgängen können Sie verschiedenen Interaktionen einfügen. Als Interaktionen stehen Ihnen beispielsweise Checkboxen, Bestätigungsfelder, Multiple-/ Single-Choice Fragen, Textfelder, Zahlenrückgaben oder Medienrückgaben zur Verfügung.
Neben Interaktionen können Sie in Ihren Arbeitsgängen auch Medien in Dokumente einbinden und bearbeiten. Die Einbindung von Bildern, Videos sowie anderer Medien (z. B. PDF-Dateien) ermöglicht es Ihnen, Informationen und Vorgänge anschaulich darzustellen.
Bedingte Interaktionen erstellen
Sie haben die Möglichkeit, Interaktionen auf Basis der Antworten des Nutzers einzublenden - also mit Bedingungen zu versehen.
So kann beispielsweise eine bestimmte Interaktion, wie ein Media-Upload oder eine Textabfrage, nur dann angezeigt werden, wenn eine vorhergehende Interaktion eine bestimmte Antwort erhält. Diese Funktion bietet Ihnen die Flexibilität, die Checkliste dynamisch zu machen und gezielt auf die Eingaben Ihrer Nutzer zu reagieren.
Aktuell sind die Bedingungen auf *eine Ebene* beschränkt. Es kann immer nur auf die vorherige Interaktion im selben Arbeitsgang eine Bedingung gesetzt werden.
Um eine Bedingung zwischen zwei oder mehreren Interaktionen zu schaffen, sind mindestens zwei Interaktionen im gleichen Arbeitsschritt notwendig.
Sind mindestens zwei Interaktionen dem Arbeitsschritt hinzugefügt worden, können Sie anschließend mittels Klick auf die drei Punkte einer Interaktion eine Bedingungen erstellen und diese auch entsprechend einstellen.
Module in Dokumenten verwenden
Neben neuen Schritten können Sie auch ganze Dokumente in andere Dokumente einfügen, welche dann als Module bezeichnet werden. Durch diese Möglichkeit des Verschachtelns von Dokumenten ersparen Sie sich die erneute Erstellung häufig benötigter und identischer Inhalte. Ebenso können alle Änderungen in einem Modul in die entsprechenden Dokumente auf höherer Ebene weitergegeben werden.
Kopfdaten eines Dokuments
Die Kopfdaten eines Dokuments finden Sie oben in der Mitte. Dabei können Sie zwischen der Ansicht der einzelnen Schritte (Arbeitsgänge), den Informationen, den Modulen, verwendete Medien und Materialien zugreifen.
Schritte: Das ist der eigentliche Arbeitsmodus, hier können Sie Schritte und Arbeitsgänge erstellen.
Informationen: Unter Informationen können Sie die bei der Erstellung des Dokuments hinterlegten Metainformationen einsehen und ändern.
Module: Im Tab Module haben Sie Zugriff auf die Modulübersicht über den Modulbaum. Darüber hinaus existiert eine tabellarische Ansicht mit allen verwendeten Modulen im Dokument sowie unter Nutzung eine Liste mit allen Verwendungen des aktuellen Dokuments als Modul selbst.
Medien: Hier finden Sie alle dem Dokument zugeordneten Medien wie PDF-Dateien, Bilder und Videos. Ebenso können Sie auf globale Medien zugreifen und auch weitere Medien hinzufügen.
Material: In diesem Tab finden Sie alle dem Dokument zugeordneten Materialien. Ebenso können Sie auf globale Materialien zugreifen und auch weitere Materialien hinzufügen.
Dokumente veröffentlichen
Um Ihr Dokument im Assistant sehen zu können und die Erstellung eines Reports zu starten, muss dieses veröffentlicht und sichtbar geschaltet werden. Nutzen Sie hierzu den Button Veröffentlichen in der rechten oberen Ecke des Creators. Bei einem neu erstellten Dokument gelangen sie direkt in den Reviewprozess. Bei Dokumenten, die bereits veröffentlich waren, können Sie wählen, ob ein erneutes Review notwendig ist oder eine Freigabe direkt und ohne weiteres Review erfolgen soll.
Dokumente als Reports ausführen
Unter "Report starten" öffnen Sie mit einem Klick auf ein Dokument eine Übersicht, in der Sie über den Startbutton mit der Erstellung eines Reports beginnen können. Dort können Sie auch über die Vorschau den Inhalt anzeigen lassen oder die Download-Funktion nutzen.
Wenn Sie Bereich "Dokumente" an Dokumenten arbeiten können Sie diese über die Schaltfläche Aktionen direkt als Report starten. Damit wechseln Sie automatisch in den Bereich "Report Starten" und gelangen direkt zur Übersicht zum Starten des Reports.
Navigieren Sie sich durch und führen Sie die einzelnen Vorgänge und Interaktionen aus. Operations1 bietet die Möglichkeit, dass mehrere Personen zeitgleich denselben Report bearbeiten. Außerdem können Sie beliebig zwischen den Schritten hin und her springen. Am Ende beenden Sie den Report über den Button abschließen.
Dabei gelangen sie noch einmal in eine Übersicht der einzelnen Schritte und können zu jedem Report noch einen Kommentar erfassen.
Hinweis: Sind nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt, ist das Abschließen nicht möglich.
