Die Darstellung von Informationen über Bilder und Videos macht Ihre Dokumente schneller lesbar. Somit verbessert sich einerseits die Durchlaufzeit und andererseits werden Fehler in den Arbeitsschritten vermieden, wodurch die Qualität in der Durchführung steigt. Nutzen Sie daher visuelle Elemente in Ihren Dokumenten, um Vorgänge und Anweisungen eindeutig und verständlich darzustellen. Darüber hinaus können Sie auch PDF-Dateien mit z. B. Zeichnungen einbinden und anzeigen lassen.

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie Medien in Arbeitsanweisungen und Checklisten einbinden und mit Arbeitsgängen verknüpfen. Sie können Medien über die folgenden Möglichkeiten in Ihre Dokumente einfügen.

Wie Sie es auch aus anderen Anwendungen gewohnt sind, können Sie bei der Bearbeitung einfach per Drag & Drop Medien in ein Dokument einfügen. Ziehen Sie dazu die Mediendatei aus dem Explorer in den gestrichelten Bereich unter einem Arbeitsgang. Es ist auch möglich, auf diese Weise mehrere Bilder gleichzeitig einzufügen.

Als Alternative zum Drag & Drop können Sie Medien auch von Ihrem Gerät oder einem (Netz-)Laufwerk hochladen. Wählen Sie dazu über das Explorer-Fenster die entsprechende(n) Datei(n) aus. Neu hinzugefügte Medien werden in der Bibliothek gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingefügt werden. Nutzen Sie dazu die Option aus bestehenden Medien hinzufügen.

Bestehende Medien, sind Medien die bereits in diesem Dokument oder im globalen Medienspeicher zur Verfügung stehen und sich somit in der Medienbibliothek befinden. Wählen Sie ein oder mehrere Medien aus, die Sie dem Dokument hinzufügen möchten. Über die Option Aktionen können Sie entscheiden, ob Sie einen neuen Schritt erstellen oder diese in einem Arbeitsgang verwenden möchten.

Sie können direkt über Ihr Gerät Fotos oder Videos aufnehmen, um diese in Ihr Dokument einzufügen. Um die Kamera auf Ihrem Gerät zu nutzen, müssen Sie die Berechtigung dafür im Browser erteilen. Bestätigen Sie die Abfrage mit Zulassen und nehmen Sie ihr Foto auf. Je nachdem welchen Browser Sie nutzen, kann es sein, dass wenn Sie die Abfrage einmal ablehnen, diese nicht erneut angezeigt wird. Dann müssen Sie die Kameraberechtigung nachträglich erteilen. (Hinweis: Die Aufnahme von Videos ist derzeit nicht auf Desktop-Geräten verfügbar.)

Wenn Sie Medien hochgeladen haben, sind diese bereits dem entsprechenden Arbeitsgang zugewiesen oder stehen in den angehängten Medien für die weitere Verwendung in anderen Schritten und Arbeitsgängen zur Verfügung. Innerhalb eines Schritts lassen sich Medien einfach per Drag & Drop von einem Arbeitsgang in einen anderen verschieben.
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Wenn Sie ein Bild entfernen möchten, können Sie das Bild gezielt aus einem Arbeitsgang oder aber auch komplett aus dem Dokument entfernen.

In Operations1 wird zwischen globalen Medien und lokalen Medien unterschieden.

Über den Reiter Medien innerhalb eines Dokuments sehen Sie in der Spalte Status, ob es sich beim genutzten Medium um ein lokales oder globales handelt.

Sie können ein globales Medium über die Aktion von Global trennen zunächst in den lokalen Speicher überführen. Lokale Medien lassen sich auch in globale wandeln, indem Sie die Aktionen in Globales konvertieren nutzen.

Wird ein Dokument in mehreren Sprachen angelegt, so werden die Beschreibungen der Bilder in der Ausgangssprache nicht automatisch übernommen und müssen separat übersetzt werden. Ist die ursprüngliche Benennung weiterhin zutreffend, lässt sich diese über die Aktion Sprache im Reiter Medien des Dokuments von einer in die andere Sprache kopieren. Hierzu können Sie, sofern zutreffend, auch alle Medien auf einmal markieren und die Sprache übernehmen.

Um Bilder passgenau in Anleitungen und für Anweisungen zu nutzen, müssen Sie diese oftmals zuschneiden, drehen, Formen und Texte sowie Sicherheitshinweise einfügen. Mit dem integrierten Bildeditor bearbeiten Sie Fotos und Grafiken unkompliziert und schnell, ohne auf eine weitere Software zurückgreifen zu müssen. Da die Veränderungen auf einer neuen Bildebene angelegt werden, lassen sich diese ganz unkompliziert im Nachgang erneut verändern oder jederzeit entfernen.

Wählen Sie ein Bild aus und klicken anschließend auf Bearbeiten in der Medien Vorschau oder dem Dropdown Menü. Eine Bearbeitung ist erst möglich, wenn das Dokument im Bearbeitungsmodus ist. Hinweis: Wenn es sich um ein globales Bild handelt, ist eine Bearbeitung direkt im Dokument nicht möglich. Hierfür muss das Bild über die globalen Medien geöffnet und bearbeitet werden.

Im Bildeditor können Sie beliebig viele Formen, Textelemente und Piktogramme ins Bild einfügen sowie deren Größe, Orientierung und Farbe anpassen.

Im linken oberen Bereich des Bildeditors befindet sich das Aus-/Zuschneiden Werkzeug. Über den blauen Rahmen können Sie den Ausschnitt wählen und in der Größe anpassen. Bestätigen Sie die Auswahl mit Zuschneiden.

Ebenfalls im linken oberen Bereich des Bildeditors befindet sich die beiden Pfeile für Links- und Rechts-Drehen, mit dem Sie das Bild um 90 Grad im bzw. gegen den Uhrzeigersinn drehen können.

Im rechten oberen Bildschirmrand des Bildeditors befindet sich eine kleinere graue Schaltfläche mit einem gegen den Uhrzeigersinn gerichteten Kreis. Mit einem Klick hierauf werden Sie gefragt, ob Sie das Bild wirklich in den Ursprungszustand zurücksetzen möchten. Bestätigen Sie mit Zurücksetzen, um es zurückzusetzen. Erst wenn Sie Speichern klicken, wird der aktuelle Zustand des Bildes abgespeichert.

Wird ein Bild im mehreren Arbeitsgängen verwendet und Sie möchten eine Änderung durchführen, erhalten sie folgenden Hinweis. Sie können beim Speichern auswählen, ob Sie eine geänderte Kopie für einen Arbeitsgang erstellen oder das Bild insgesamt ändern möchten.

Videos lassen sich im Creator leicht auf die richtige Länge schneiden. So haben Sie die Möglichkeit bei längeren Aufnahmen, nur die relevanten Sekunden in den Mittelpunkt zu rücken. Dies spart bei der späteren Anwendung wichtige Zeit und vermeidet Unklarheiten.

Den Videoeditor öffnen Sie analog zum Bildeditor. Neben dem Zuschneiden des Videos können Sie die Tonwiedergabe oder Autoplay an- und ausschalten und über den Wiedergabemodus - einmalige Wiedergabe, wiederholte Wiedergabe und einmalige Wiedergabe mit anschließender Wiedergabe das nachfolgenden Videos - entscheiden.