Damit Ihre Dokumente von allen Nutzern gesehen und verwendet werden können, müssen diese nach der Erstellung oder Bearbeitung veröffentlicht und freigeben werden. Anhand des Status eines Dokuments können Sie immer sehen, ob ein Dokument bearbeitet wird, sich im Review-Prozess befindet oder aktiv ist.

Wenn Sie fertig mit der Bearbeitung Ihres Dokuments sind, klicken Sie den Button Review anfragen in der rechten oberen Ecke. Es öffnet sich ein Fenster, um die Veröffentlichung des Entwurfs zu starten. Unter dem Button finden Sie auch immer den Status und die Version des Dokuments.

Sie können vor der Veröffentlichung eine Änderungsnotiz eingeben, sodass andere Nutzer beim Erstellen eines neuen Reports zu diesem Dokument eine Benachrichtigung erhalten. Hinterlegen Sie zu diesem Zweck Änderungsnotizen im dafür vorgesehenen Feld und aktivieren Sie die Option Vor Ausführung über Änderungen informieren.

Über den Button rechts der Änderungsnotizen haben Sie die Möglichkeit, Änderungsnotizen automatisch durch eine KI generieren zu lassen.

Möchten Sie ein Dokument durch einen Freigabeprozess verifizieren lassen, dann wählen Sie die zuständigen Nutzer oder Nutzergruppen aus, die die Review durchführen sollen und wählen Sie Review anfragen. Eine Dokumentenversion, die einen Freigabeprozess durchlaufen hat, wird durch einen großen Versionssprung (z.B. von 1.0 auf 2.0) gekennzeichnet.

Wenn Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, können Sie auch Dokumente ohne eine explizite weitere Freigabe veröffentlichen. Wählen Sie hierzu die Option Veröffentlichen ohne Review im Dialog zur Veröffentlichung aus. Eine solche Veröffentlichung ohne Freigabe, wird durch einen kleinen Versionssprung (z.B., von 1.0 auf 1.1) gekennzeichnet. Die einzige Ausnahme von dieser Kennzeichnung bildet die allererste Version eines Dokuments, die stets Version 1.0 ist, auch wenn sie durch eine Veröffentlichung ohne Review entstanden ist.

Wenn Sie bei der Veröffentlichung eine Review angefragt haben, muss diese durch einen Nutzer mit den entsprechenden Berechtigungen genehmigt werden, bevor das Dokument veröffentlicht werden kann. Dies geschieht, indem von diesem Nutzer erneut der Veröffentlichungsdialog aufgerufen wird und die Review über Genehmigen und Veröffentlichen bestätigt wird. Die reviewende Person hat hier auch die Möglichkeit, die Änderungen abzulehnen; dann wird keine neue Version des Dokuments veröffentlicht.

Um alte Versionen eines Dokuments aufzurufen, gehen Sie in die Dokumentenübersicht. Klicken Sie über die drei Punkte unter Aktion auf frühere Versionen. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Versionsverlauf. Dort können Sie alle vorherigen Versionen anschauen, öffnen und auch duplizieren.

Sie können ebenso direkt auf die Versionsnummer des Dokuments klicken.
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In den Einstellungen verwalten Sie Ihre Nutzer, Rollen und definieren für Rollen entsprechende Berechtigungen. Dort können Sie unter Dokumente verschiedene Rechte für die Freigabe und Veröffentlichung von Dokumenten für Ihre Rollen vergeben. So definieren Sie, welche Nutzergruppen Dokumente erstellen und freigeben können.

Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel: Wie Sie einen neuen Nutzer oder eine Rolle anlegen sowie deren Rechte und Funktionen zuweisen