In den Einstellungen finden Sie den Bereich Nutzer. Dort können Sie Nutzer und Rollen anlegen, über Funktionen deren Rechte definieren sowie die API-Berechtigungen, Tokens und Filter verwalten und bearbeiten.

Über Nutzer gelangen Sie in die Übersicht aller aktiven und archivierten Plattform-Nutzer. Dort können Sie neue Nutzer anlegen, die Nutzereinstellungen ändern bzw. Nutzer archivieren. Um einen neuen Nutzer zu erstellen, klicken Sie auf den Button neues Benutzerkonto. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die relevanten Daten hinterlegen können. Die Felder Nutzername, Passwort und E-Mail sind Pflichtfelder. Das Passwort kann der Nutzer nachträglich ändern. Wichtig: Wählen Sie eine Rolle für einen neuen Nutzer aus. Nutzer ohne Rolle können sich nicht in Operations1 anmelden.
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Wenn Sie weiter runterscrollen, können Sie zusätzliche Informationen für das Benutzerkonto eintragen. Dazu gehören der Vorname und Nachname, die Berufsbezeichnung, die Personalnummer sowie das Geburtsdatum. Zusätzlich können Sie eine Standarddokumentsprache sowie vordefinierte Filter auswählen.

Damit Sie als Nutzer automatisch benachrichtigt werden, sobald Ihnen eine neue Task zugewiesen wurde, können Sie die E-Mail-Benachrichtigung aktivieren. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt gepflegt ist und wählen Sie die Benachrichtigungen für zugewiesene Tasks über die Checkbox an.

Wenn Sie einen Nutzer anlegen möchten, der Operations1 ausschließlich über die API nutzt, wählen Sie die Checkbox Nutzer nur für API-Zugriffe aus. Für API-Nutzer müssen Sie lediglich einen Nutzernamen und eine E-Mail eingeben sowie eine Rolle auswählen.

Wenn Sie alle Daten eingetragen haben, klicken Sie auf Speichern.

Eine Rolle bildet eine Nutzergruppe ab, für die Sie Nutzungsrechte und damit entsprechende Funktionsbereiche bereitstellen können. Jeder Nutzer kann nur eine Rolle besitzen. Über den Bereich Rollen können Sie die Rollen einsehen, umbenennen oder löschen. Um eine neue Rolle zu erstellen, klicken Sie auf den Button neue Rolle. Benennen Sie die neue Rolle und klicken Sie auf Speichern.

Um festzulegen, welche Funktionen eine Rolle nutzen darf, gehen Sie in den Bereich Funktionen. Dort finden Sie eine Tabelle mit den zur Verfügung stehenden Funktionen (Zeilen) und den vorhandenen Rollen (Spalten). Sie können einfach den Funktionsumfang jeder einzelnen Rolle über die Checkboxen anpassen. Dabei gibt es drei mögliche Zustände:

Sie können auch gleichzeitig mehreren Nutzern eine Rolle oder Filter zuweisen. Wählen Sie dazu in der Nutzerübersicht mehrere Nutzer aus. Klicken Sie über die drei Punkte Filter zuweisen oder Rolle zuweisen und wählen Sie den Filter oder die Rolle aus. Klicken Sie anschließend auf anwenden. Dadurch werden die Zuweisungen für alle ausgewählten Nutzer durchgeführt.

Hinweis: Sollten Sie die Features in den Settings nicht sehen und wollen Änderungen an der Rolle und deren Zugriffsberechtigungen vornehmen, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager

Für Schnittstellen-Benutzer des CLI-Tools können Sie über die API-Rechte eine dedizierte und spezielle Zuweisung vornehmen. Sprechen Sie uns gern an, falls Sie hier Fragen haben.

Sobald ein Benutzer mitsamt seiner Emailadresse angelegt ist, kann dieser aufgrund der Einmaligkeit seiner Emailadresse kein weiteres mal Angelegt werden - auch nicht, wenn sie den Nutzer in der Zwischenzeit archiviert haben.

Lösung: Ändern Sie zunächst die Emailadresse des zu archivierenden Nutzer ab und archivieren sie ihn. Anschließend können Sie die Emailadresse für den neu zu erstellenden Nutzer verwenden.