Der Einsatz von Medien und Materialien kann Ihnen dabei helfen, Ihre Anleitungen detaillierter und übersichtlicher zugleich zu gestalten. Oftmals wird dabei dasselbe Medium oder Material in vielen Anleitungen verwendet, wenn es sich um zentrale Bestandteile Ihrer Prozesse handelt. Die Verwaltung dieser zentralen Bestandteile wird durch den Einsatz von globalen Assets in Operations1 spürbar vereinfacht. Sie müssen das Medium oder Material nur noch einmal anlegen und können es anschließend an allen benötigten Stellen einbinden. Der Vorteil: Sollten Sie später Änderungen vornehmen müssen, können Sie dies einmalig zentral tun und die Änderung wird automatisch an alle betroffenen Stellen übernommen.

Im Bereich Material können Sie zentral globale Materialien verwalten oder neue Materialien hinzufügen. Sollten Sie neu mit dem Einsatz von Materialien an dieser Stelle starten, lohnt sich ein Massenimport von all Ihren Materialien auf einmal über die Funktion Importieren von Material.

Mehr Informationen dazu, wie Sie diesen durchführen, lesen Sie in unserem Artikel „Upload von Globalen Materialien in Massen“.

Sie können aber natürlich auch bereits existierende lokale Materialien in globale Materialien umfunktionieren. Öffnen Sie dazu den Bereich Material in einem Dokument, in dem die lokalen Materialien eingebunden sind. Nach Auswahl eines Materials können Sie über Aktionen die Option in Globales konvertieren auswählen. Für die Konvertierung vieler Materialien bietet es sich an, zuerst alle Materialien anzuwählen und diese dann gebündelt in globale Materialien zu konvertieren.

Wie Sie nach der Konvertierung am besten mit den Materialien in Ihren Dokumenten arbeiten, ist in unserem Artikel "Erstellen und Verwenden von Materialien in Dokumenten" beschrieben. Ein paralleles Arbeiten mit lokalen und globalen Materialien ist ohne jede Einschränkung Ihrer Arbeitsabläufe möglich.

Die Verwaltung globaler Medien funktioniert ähnlich wie die der Materialien. Auch hier finden Sie einen gesonderten Bereich Medien in unserer Systemnavigation, in dem alle globalen Medien eingesehen und bearbeitet werden können. Über Medium erstellen können Sie ein neues globales Medium anlegen. Über die Menüaktion Bearbeiten können Sie das Medium anschließend an einer Stelle zentral bearbeiten und die von Ihnen vorgenommen Änderungen werden automatisch in alle Dokumenten übernommen.

Sollte Sie Markierungen spezifisch je nach Dokument in einem Bild einfügen wollen, nutzen Sie am besten weiterhin zudem lokale Medien. Mehr zum Einsatz von globalen und lokalen Medien in Ihren Dokumenten lesen Sie im Beitrag "Einbinden und Bearbeiten von Medien in Dokumenten".