Damit Ihre Dokumente von allen Nutzern gesehen und verwendet werden können, müssen diese nach der Erstellung oder Bearbeitung veröffentlicht und freigeben werden. Anhand des Status eines Dokuments können Sie immer sehen, ob ein Dokument bearbeitet wird, sich im Review-Prozess befindet oder aktiv ist.

Wenn Sie fertig mit der Bearbeitung Ihres Dokuments sind, klicken Sie den Button Veröffentlichen in der rechten oberen Ecke. Es öffnet sich ein Fenster, um die Veröffentlichung des Entwurfs zu starten. Unter dem Button finden Sie auch immer den Status und die Version des Dokuments.

Sie können vor der Veröffentlichung eine Änderungsnotiz eingeben, sodass der Nutzer beim Öffnen eine Benachrichtigung dazu bekommt. Aktivieren Sie dazu die Option Nutzer beim Öffnen benachrichtigen und geben sie eine Notiz in das Feld ein. So können Sie Ihre Nutzer unmittelbar über Aktualisierungen wie z. B. neue oder geänderte Arbeitsschritte informieren.

Bei der Art der Freigabe können Sie auswählen, ob Sie einen kleinen Versionssprung (z. B. von 1.0 auf 1.1.) durchführen möchten mit einer direkten Freigabe ohne Review oder einen großen Versionssprung (z. B. von 1.0 auf 2.0) mit einer späteren Freigabe nach einem Review.

Wichtig: Bei einem neu erstellten Dokument gelangen Sie direkt in den Review-Prozess. Sie können dort somit keine direkte Freigabe ohne Review auswählen, da zunächst eine initiale Freigabe notwendig ist.

Wenn Sie bei der Veröffentlichung bei der Art der Freigabe einen großen Versionssprung mit einer späteren Freigabe nach einem Review gewählt haben, muss ihr Dokument noch freigegeben werden.

Dazu öffnen Sie das Dokument und klicken auf Reviewed und bestätigen dies mit Freigeben. Der Status des Dokuments wechselt von Review in Aktiv.

Die folgende Grafik veranschaulicht den Veröffentlichungs- und Freigabeprozess sowie den Status des Dokuments in den jeweiligen Phasen.

Wichtig: Nach der Veröffentlichung und Freigabe erfolgt die Aktualisierung der Dokumente. Laufende Reports werden weiter in der geöffneten Version durchgeführt. Beim Starten eines neuen Reports wird dann die neue Version des Dokuments geöffnet.

Um alte Versionen eines Dokuments aufzurufen, gehen Sie in die Dokumentenübersicht. Klicken Sie über die drei Punkte unter Aktion auf frühere Versionen. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Versionsverlauf. Dort können Sie alle vorherigen Versionen anschauen, öffnen und auch duplizieren.

Sie können ebenso direkt auf die Versionsnummer des Dokuments klicken.
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In den Einstellungen verwalten Sie Ihre Nutzer, Rollen und definieren für Rollen entsprechende Funktionen. Dort können Sie unter Versionierung verschiedene Rechte für die Freigabe und Veröffentlichung von Dokumenten für Ihre Rollen vergeben. Nur Nutzer, dessen Rollen die Rechte für die Freigabe von kleinen und großen Versionssprüngen haben, können diese auch durchführen. So definieren Sie, welche Nutzergruppen Dokumente erstellen und freigeben können.

Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel: Wie Sie einen neuen Nutzer oder eine Rolle anlegen sowie deren Rechte und Funktionen zuweisen