Sie nutzen Operations1 schon eine Weile und nach und nach werden Ihre Tabellen immer länger? Sie haben erst mit der Nutzung von Operations1 begonnen, haben aber bereits festgestellt, dass es schon ab einer geringen Anzahl an Dokumenten schwierig werden kann, das für einen selbst relevante Dokument zur Bearbeitung mit wenigen Klicks zu identifizieren? Sie haben auf den ersten Blick Probleme Wesentliches zu finden, da aus dieser Anzahl an Dokumenten bereits eine beträchtliche Anzahl an Reports oder Aufträgen entstehen kann?
Wie also ist es möglich, durch wenige Klicks genau die Dokumente, Aufträge, Reports, Tasks, etc. zu sehen, die für Sie relevant sind?
Die Nutzung von Klassenmerkmalen und Filtern ist die Antwort auf diese Herausforderungen! Nutzen Sie diese zur Strukturierung und Sichteinschränkung.
In diesem Best-Practice Artikel möchten wir darauf eingehen, wie Sie sich Klassenmerkmale und Filter zu Nutze machen können, um diese Fragestellung zu beantworten. Dazu erläutern wir zunächst, welche Einstellungen für eine korrekte Filterung zu betrachten sind, sowie welche Gedanken sich bei der Strukturierung gemacht werden sollten, bevor im letzten Kapitel die Umsetzung der Filterung erläutert wird.
Inhaltsverzeichnis
Eine Struktur in Operations1 anlegen
Um Ihre eigene Struktur in Operations1 aufzubauen, bietet es sich an, Klassen und Klassenmerkmale zu verwenden.
Der Überbegriff "Klassen" beschreibt dabei eine Sammlung an Klassenmerkmalen. Sie können demnach mehrere Klassen anlegen und innerhalb dieser wiederum beliebig viele Klassenmerkmale hinzufügen.
Um Herauszufinden, welche Klassenstruktur für Sie geeignet ist, sollten Sie sich zunächst einige Fragen stellen:
Welche Tätigkeiten werden mit Operations1 unterstützt?
Werden diese Tätigkeiten von verschiedenen Abteilungen oder an verschiedenen Standorten ausgeführt oder sind sie spezifisch auf eine Abteilung und/oder einen Standort zugeschnitten?
Werden für diese Tätigkeiten verschiedene Betriebsmittel wiederverwendet oder werden damit ähnliche Produkte/Baugruppen assoziiert?
Werden einige Tätigkeiten kombiniert, beispielsweise für einen Kundenauftrag?
Gibt es bestimmte Personengruppen, die nur einem dieser Level zugeordnet werden können, wie einem Standort oder einem Tätigkeitsbereich?
Die Antworten auf diese Fragestellungen können unterstützen, die verschiedenen Level der Klassen und Ihre Zusammenhänge zu definieren. Es ist ratsam, sich beim Herausfinden des geeigneten Klassensetups an der eigenen Unternehmensstruktur zu orientieren.
Oft wird als eines der oberen Level die Klasse "Standort" gewählt, mit welcher verschiedene "Abteilungen" oder "Tätigkeitsbereiche" verknüpft sind, die sich wiederum auf verschiedene "Maschinen", "Arbeitsplätze" oder "Produkte" zuordnen lassen. Zusätzlich werden oftmals "Dokumententypen" unterschieden, die sich nicht in die Hierarchie der sonstigen Klassen einordnen lassen, sondern parallel dazu stehen.
Am Beispiel ist somit erkennbar, dass Klassen und -merkmale nicht zwangsläufig einer Hierarchie folgen, aber durch intelligente Verknüpfung eine Hierarchie darstellen können.
Wie Sie mit Ihrer ausgearbeiteten Struktur nun Klassen und Klassenmerkmale anlegen können, erfahren Sie in folgendem Artikel: Anlegen von Klassen und Klassen-Merkmalen | Operations1.
Starten Sie zunächst mit einer einfachen Struktur und arbeiten Sie sich Stück für Stück an Ihre Ziel-Struktur heran. Das erste Anlegen von Klassen und Klassenmerkmalen kann sich als komplex erweisen - zögern Sie daher nicht, sich an Ihren Customer Success Manager zu wenden und Unterstützung zu suchen.
Die Struktur zum Suchen nutzen
Nachdem Sie die Struktur definiert haben, können Sie jede Tabelle anhand dieser durchsuchen. Beim ersten Versuch werden Sie aber sicher feststellen, dass das Anklicken eines Merkmals noch kein Suchergebnis liefert. Der noch fehlende Schritt: Sie müssen eine Klassifizierugn durchführen.
Klassifizierung für einfache Suchen sicherstellen
Um die Klassenmerkmale zum Suchen zu verwenden, müssen alle Objekte mit diesem klassifiziert sein. Dies liegt daran, dass die Suche nach Klassenmerkmalen immer eine 100%-Übereinstimmung voraussetzt. Suchen Sie also nach einem konkreten Merkmal, werden Ihnen alle Objekte angezeigt, die mit diesem Merkmal klassifiziert wurden. Sofern kein Objekt mit diesem Merkmal klassifiziert wurde, ist die Ergebnistabelle leer.
Wie Sie verschiedene Objekte in Operations1 mit Klassenmerkmalen versehen, können Sie in folgendem Artikel nachlesen: Dokumente, Medien und Materialien über Strukturklassen und Klassenmerkmale organisieren | Operations1.
Als Best-Practice empfehlen wir, bereits bei Anlage eines neuen Objektes, wie z.B. eines Dokuments, Auftrags oder Tasks, dafür zu sorgen, dass alle Klassenmerkmale hinterlegt sind. In den meisten Tabellen besteht die Möglichkeit für eine Massenklassifizierung, wie im obigen GIF genutzt. Sofern Sie nachträglich Klassenmerkmale hinzufügen, können Sie diese Funktion nutzen, um schnell alle gewünschten Objekte mit neuen Merkmalen auszustatten.
Filtereinstellungen für komplexere Suchen vornehmen
Sobald alle Objekte korrekt klassifiziert sind, können auch Kombinationen aus mehreren Klassenmerkmalen für eine Suche verwendet werden.
Das Seitenpanel zur Auswahl von Klassenmerkmalen beinhaltet dafür einige hilfreiche Zusatzfunktionen, die ein recht ausgeklügeltes Filtern erlauben.
Zunächst ist dabei relevant zu verstehen, dass sich das Seitenpanel ebenfalls herunterfiltert, sollten verschiedene Merkmale durch sogenannte "Pivot-Klassen" miteinander verbunden sein. Hierbei können Sie in den Einstellungen beim Aufsetzen von Klassen spezifizieren, dass beispielsweise die Instandhaltungsabteilung zum Standort Frankfurt gehört. Nun wird bei Auswahl des Merkmals Instandhaltung auch nur noch der Standort Frankfurt angezeigt. Um diese Funktion temporär zu umgehen, kann der Haken aus der Checkbox "nur Verbundene" entfernt werden.
Im Standard funktioniert die Verbindung nach einem "logischen Und" (Schnitt) und kann dazu genutzt werden, eine Hierarchie zwischen Merkmalen aufzubauen. Alternativ kann die Einstellung aber auch zu einem "logischen Oder" (Vereinigung) geändert werden. Dadurch ändert sich die Filterung der Merkmale wie folgt:
Schnitt: Zeige alle Merkmale, die der Abteilung A UND der Abteilung B zugordnet sind. Im Beispiel-GIF gibt es keine Standorte, die beiden Abteilungen zugeordnet sind.
Vereinigung: Zeige alle Merkmale, die der Abteilung A ODER der Abteilung B zugeordnet sind. In Beispiel-GIF ist der Standort Frankfurt der Abteilung Instandhaltung zugeordnet und der Standort Berlin der Abteilung Montage.
Achtung: Diese Funktionalität bezieht sich rein auf das Seitenpanel, nicht auf die Filterung der Objekte in der gewählten Tabellenansicht!
Nachdem die verschiedenen, relevanten Merkmale ausgewählt wurden, kann nun nach den eigentlichen Objekten gesucht werden. Auch hier wird im Standard ein Schnitt aus allen ausgewählten Merkmalen zur Suche verwendet. Bei Auswahl der Instandhaltung in Frankfurt wird also nach Objekten gesucht, die sowohl mit dem Merkmal "Instandhaltung" als auch mit dem Merkmal "Frankfurt" klassifiziert sind. Alternativ kann auch dies zu einer Vereinigung geändert werden, sodass dann nach allen Objekten gesucht wird, die entweder mit dem Merkmal "Instandhaltung" oder mit dem Merkmal "Frankfurt" klassifiziert sind, aber nicht zwangsläufig mit beiden.
Zusätzlich gibt es eine Möglichkeit, eine Auf- und Abwärts-Filterung einzubeziehen. Diese bezieht sich auf die angezeigte Reihenfolge der Klassen und ist eine vereinfachte Variante, ein logisches Oder zu erzielen.
Die Aufwärts-Filterung definiert sich wie folgt: Suche alle Objekte die mit dem gewählten Klassenmerkmal ODER mit einem der darüber angezeigten Merkmale klassifiziert sind.
Die Abwärts-Filterung repliziert dieses Prinzip: Suche alle Objekte die mit dem gewählten Klassenmerkmal ODER mit einem der darunter angezeigten Merkmale klassifiziert sind.
Diese Art der Filterung funktioniert nur bei verbundenen Merkmalen, da so auch die Anzeige im Seitenpanel - wie in dieser Sektion zuerst beschrieben - beeinflusst wird.
Achtung auch hier: Wenn die Reihenfolge der Anzeige geändert wird, hat dies auch Auswirkungen auf die Auf- und Abwärts Filterung, während sich an der Kombinatorik aus Vereinigung oder Schnitt nichts verändert.
Exkurs: Vererbung von Klassenmerkmalen
Die Suche nach Objekten mit bestimmten Klassenmerkmalen setzt voraus, dass das Objekt auch mit diesen klassifiziert ist. Wird z.B. nach einem Dokument aus der Instandhaltung am Standort Frankfurt gesucht, so muss das Dokument sowohl mit dem Merkmal Frankfurt als auch mit dem Merkmal Instandhaltung versehen sein, damit es gefunden wird.
Auch wenn eine Hierarchie logisch erscheint, muss die Klassifizierung mit Merkmalen explizit für alle existierenden Level an Klassen vorgenommen werden.
Das kann bei vielen verschiedenen Objekten aufwändig werden. Wenn Sie bspw. mehrere Dokumente in einem Auftrag zusammenfassen, müssen sowohl die Dokumente, als auch der Auftrag korrekt klassifiziert sein, um einen reibungslosen Suchmechanismus sicherzustellen.
Es ist daher hilfreich, die verschiedenen Vererbungen für alle Bereiche in der Plattform zu verstehen:
Aufträge und Regeln: Aufträge und Regeln müssen immer manuell klassifiziert werden. Beim Duplizieren von Aufträgen oder Regeln wird die Klassifizierung des Ursprungsobjektes auf das Duplikat übernommen. Bei Neuanlage gibt es zudem die Möglichkeit, alle Klassenmerkmale von allen zugeordneten Dokumenten zu übernehmen.
Dokumente: Dokumente müssen immer manuell klassifiziert werden. Beim Duplizieren von Dokumenten wird die Klassifizierung des Ursprungsdokumentes auf das Duplikat übernommen.
Reports: Reports übernehmen automatisch alle Klassen der ihnen zugrunde liegenden Dokumente. D.h. Dokumente vererben ihre Klassifizierung auf die aus ihnen entstehenden Reports. Klassenmerkmale können vor Reportstart oder während der Abarbeitung noch angepasst werden. Bei abgeschlossenen Reports ist keine Änderung mehr möglich.
Tasks: Wird ein Task während der Reportabarbeitung erstellt, übernimmt der Task die Klassifizierung des Reports. D.h. Reports vererben ihre Klassifizierung auf die aus ihnen erstellten Tasks. Wird ein Task ohne Reportbezug erstellt, muss dieser immer manuell klassifiziert werden.
Medien und Materialien: Medien und Materialien müssen immer manuell klassifiziert werden. Auch beim Konvertieren von Lokal zu Global wird keine Klassifizierung übernommen, sodass eine nachträgliche Klassifizierung stattfinden muss.
Aufsetzen von Filtern zur Sichteinschränkung
Selbst nach erfolgter Klassifizierung, ändert sich zunächst nichts an der Sichtbarkeit von Objekten in Operations1. Das Seitenpanel zur Filterung nach Klassenmerkmalen erlaubt dann, mit wenigen Klicks nur ausgewählte Objekte anzuzeigen.
Was aber können Sie tun, wenn Sie immer wieder die gleiche Auswahl in verschiedenen Tabellen treffen müssen? Oder wenn Sie bereits wissen, welche Auswahl Ihre Kollegen treffen sollten und Sie diesen ihre Arbeit vereinfachen möchten?
Dann bietet es sich an, zunächst gespeicherte Filter zu erstellen, indem Sie die getroffene Auswahl unter einem aussagekräftigen Namen speichern. Beim Speichern eines Filters wird auch die Auswahl von Schnitt oder Vereinigung sowie Auf- oder Abwärts Filterung hinterlegt.
Sobald Sie einen gespeicherten Filter angelegt haben, können Sie diesen nutzen, um wenigen Klicks wieder die gleiche Auswahl an Klassenmerkmalen zu replizieren. Sobald Sie einen gespeicherten Filter auswählen, werden Sie feststellen, dass dieser nicht nur für die Tabellenansicht, in der Sie sich gerade befinden, sondern auch für alle anderen Tabellen in der aktuellen Ansicht übernommen wird.
Es empfiehlt sich, beim Anlegen neuer gespeicherter Filter, diese aus der Tabelle zu speichern, in der Sie das Ergebnis des Filters gut nachvollziehen können. Dadurch sehen Sie beim initialen Aufsetzen, welche Suchergebnisse die gewählte Kombinatorik aus Klassenmerkmalen erzielt und können direkt bestimmen, ob dies Ihren Erwartungen entspricht. Benennen Sie Ihre Filter möglichst eindeutig, damit bei mehreren Filtern klar ist, welches Ergebnis mit welchem Filter zu erwarten ist.
Die erstellten Filter können Sie nun selbst auswählen und wieder entfernen, über die Nutzertabelle können Sie diese aber auch einem oder mehreren Nutzern direkt zuordnen. Gerade KollegInnen, die sich mit den Klassenmerkmalen eventuell noch nicht vollumfänglich auskennen, müssen sich somit nicht selbst durchprobieren, sondern starten direkt mit einer Ansicht nur derer Objekte, die für sie relevant sind.
Mit diesem Vorgehen stellen Sie für alle KollegInnen bereits eine Sichteinschränkung sicher. Möchten Sie nun aber verhindern, dass die Filter komplett oder einzelne Klassenmerkmale daraus abgewählt werden, so können Sie diese Filter einschränken. In der Konsequenz sind nun einzelne Merkmale nicht mehr abwählbar und Nutzer auf die vor eingestellten Sichten über die Filter "eingesperrt". Es ist nun auch nicht mehr möglich, Filter über das Seitenpanel in den Tabellen zu ändern.
Um eingeschränkte Filter aufzusetzen, empfiehlt sich das gleiche Vorgehen wie zuvor: Erstellen Sie zunächst einen Filter aus der Tabelle, in der Sie das Filterergebnis gut nachvollziehen können und speichern ihn unter einem möglichst aussagekräftigem Namen. Sobald Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, wechseln Sie in die Einstellungen und rufen die Liste aller Filter auf. Von dort können Sie Ihren neu erstellten Filter so anpassen, dass einige oder alle Klassenmerkmale gesperrt werden.
Zusammenfassung und Ausblick
Mit diesem Artikel haben wir erläutert, wie Sie Klassenmerkmale und gespeicherte Filter nutzen können, um Sichten für verschiedene Nutzer einzuschränken.
Bitte beachten Sie, dass es sich bei diesem Vorgehen um eine reine Sichteinschränkung handelt. Das bedeutet, dass systemseitig keine Berechtigungen für den Zugriff eingeschränkt werden.
Sie sind also in der Lage, weiterhin einen Link zu einem Objekt in Operations1 mit KollegInnen zu teilen, die dieses Objekt in ihrer Tabellenansicht aufgrund von gesetzten Filtern ansonsten nicht sehen könnten. Die Empfänger des Links können das Objekt weiterhin entsprechend Ihrer Rollen öffnen und ggf. bearbeiten.
Sollten Sie eine Zugriffskontrolle mit systemseitiger Überprüfung der Zugriffsrechte benötigen, so sollten Sie sich mit dem aktuellen Entwicklungsstand unserer Zugriffskontrolle beschäftigen.
Wenn Ihnen der Artikel weitergeholfen hat, freuen wir uns über ein kurzes Signal mittels der Emoji-Buttons am Ende der Seite. Ihre Rückmeldung erlaubt uns, abzuschätzen, inwiefern solche und weiterführende Artikel für Sie von Interesse sind.
Schon heute als ein kleiner Ausblick: Ein Best-Practice Artikel zur systemseitigen Zugriffskontrolle - aufbauend auf dem Wissen aus diesem Artikel - wird folgen!