Mit diesem Artikel möchten wir leitende Mitarbeitende in produzierenden Unternehmen dazu befähigen, bestehende Herausforderungen im Bereich von zyklisch wiederkehrenden Tätigkeiten mit Operations1 zu lösen. Dies kann bedeuten, einen bereits bestehenden Operations1 Anwendungsfall zu optimieren oder einen Anwendungsfall neu zu erschließen. Sie erhalten praxisnahe Erläuterungen, wie eine Problemstellung in eine konkrete Lösung überführt werden kann.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Tätigkeiten, die turnusmäßig anstehen und durch geeignete Mitarbeitende erledigt werden. Diese Tätigkeiten kommen aus verschiedensten Bereichen des Unternehmens und betreffen beispielsweise die Pflege der eingesetzten Maschinen (z.B. Wartung/Instandhaltung), der Gebäude und dessen Ausstattung (z.B. Betriebsmittelprüfung) oder die Arbeitsplätze und -prozesse der Mitarbeitenden (z.B. Lean Maßnahmen, Audits, Arbeitssicherheit, 5S Maßnahmen, etc.).

Durch die unterschiedlichen Arten der Tätigkeiten, sowie die Anzahl der einzelnen Maschinen und Betriebsmittel, entsteht schnell eine hohe Zahl von parallelen Zyklen. Muss z.B. eine Maschine einer wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Wartung unterzogen werden, so sind das bereits drei Zyklen für eine einzelne Maschine. Gemeinsam mit den wiederkehrenden Tätigkeiten aus den anderen Bereichen, entsteht schnell eine unübersichtliche Situation, die zumeist dadurch verschärft wird, dass keine konsolidierte Übersicht über die zu erledigenden Tätigkeiten aus allen Bereichen existiert.

Einen vertiefenden Einblick in das Thema Total Productive Maintenance erhalten Sie im Blog Artikel zu diesem Thema.

Um eine wiederkehrende Tätigkeit in Operations1 zu planen, sind "Regeln" das geeignete Mittel. Erfahren Sie hier wie Sie eine Regel erstellen und verwalten.

Bei der Planung und Erstellung von Regeln in Operations1 bilden die zu planenden Zyklen die gedankliche Grundlage. Wie viele Wartungszyklen hat Maschine A? Wie viele hat Maschine B? In welchem Turnus findet die Begehung der Arbeitsplätze statt? Der jeweilige Zyklus wird mit einer Regel geplant und die entsprechende Arbeitsanweisung als Dokument der Regeln hinzugefügt. Durch das einheitliche Erstellen und Pflegen der Regeln entsteht eine strukturierte, konsolidierte Übersicht aller wiederkehrenden Tätigkeiten im Unternehmen.

Nehmen wir das Beispiel der Maschinenwartung. Über verschiedene Maschinen hinweg werden gleichartige Aufgaben in definierten Zyklen durchgeführt. Wir gehen in diesem Beispiel davon aus, dass die Maschine als führendes Asset gesehen wird und nicht die Prüfung, d.h. Mitarbeiter fokussieren sich auf eine Maschine und führen dort alle relevanten Prüfungen durch. Alternativ kann die Regelfunktion auch nach Prüfungen strukturiert werden und somit erlauben, dass ein Mitarbeiter die gleiche Prüfung an mehreren Maschinen durchführt.

Die genannte Problemstellung lässt sich auf mehrere Arten lösen. Zunächst setzen alle Lösungen voraus, dass für jede Art von Prüfung ein Dokument existiert, welches als Modul in übergreifende Dokumente eingebunden werden kann.

Anschließend kann das Vorgehen auf zwei Ebenen definiert werden:

Nehmen wir an, dass eine Regel für alle Maschinen aufgesetzt werden soll, in der sich aber ein Dokument je Maschine befindet. Dabei muss sowohl bei Maschine A als auch bei Maschine B im wöchentlichen Zyklus der Ölstand kontrolliert werden. Bei beiden Maschinen steht einmal alle zwei Monate ein Ölwechsel an. Bei Maschine A muss zusätzlich jeden Morgen in einer regulären Arbeitswoche überprüft werden, ob der Filterfleece am Schaltschrank in Ordnung ist. Die gleiche Überprüfung muss auch bei Maschine B erfolgen, jedoch nur einmal am Freitag.

Zunächst lässt sich nun die Regel ähnlich der Logik, wie sie von Regelterminen in Outlook bekannt ist, aufsetzen. Da wir als kleinste Frequenz die tägliche Prüfung des Ölstands bei Maschine A definiert haben, muss die Regel auch für jeden Wochentag aufgesetzt werden.

Über die Funktion "Zeitplan einzelner Schritte" kann nun eine noch detailliertere zeitliche Planung auf der Ebene einzelner Arbeitsschritte. Damit lassen sich nun die einzelnen Schritte an die definierte Frequenz anpassen.

Aus einer Regeln entstehen automatisiert terminierte und (falls gewünscht) einem Mitarbeitenden zugewiesene Aufträge. Die Aufträge können nun gefunden und abgearbeitet werden.

Der Mitarbeitende, der die Tätigkeit durchführen soll, hat zwei Möglichkeiten, den entsprechenden Auftrag zu finden.

Das Dashboard bietet den Mitarbeitenden eine konsolidierte Ansicht über sämtliche anstehenden oder zurückliegenden Tätigkeiten in Form von Aufträgen, Tasks oder Reports.

In der Spalte "Aufträge" finden Mitarbeitende sämtliche anstehenden Aufträge. Ggf. ist es notwendig die Aufträge auf die persönlich zugewiesenen zu reduzieren.

Aus dem Dashboard heraus lässt sich ein Auftrag öffnen und starten.

Der Menüpunkt "Aufträge" zeigt sämtliche anstehende und zurückliegende Aufträge. Die tabellarische Ansicht lässt sich anhand zahlreicher Parameter sortieren und filtern. Zusätzlich können Mitarbeitende der Tabelle weitere Spalten hinzufügen oder Spalten entfernen. Unter Zuhilfenahme dieser Mittel lässt sich die Ansicht auf die in der jeweiligen Situation relevanten Aufträge reduzieren.

Darüber hinaus bietet der Menüpunkt "Aufträge" eine kalendarische Ansicht, in welcher Aufträge anhand ihres Start- und Enddatums als Balken dargestellt werden. Auch die kalendarischen Ansicht kann anhand unterschiedliche Filter reduziert werden.

Durch die kalendarische Darstellung, erhalten Mitarbeitende und Planer*innen ein hohes Maß an Transparenz und Verständnis über anstehende Tätigkeiten und können entsprechend reagieren und priorisieren.

Als Nutzer besteht mit entsprechender Berechtigung zusätzlich die Möglichkeit, einzelne Aufträge gesondert zu bearbeiten. Solang ein Auftrag noch nicht geöffnet wurde, existiert dieser lediglich als virtueller Auftrag ohne ID. Somit ist er noch mit der Regel verknüpft und profitiert von sämtlichen Änderungen, die an der Regel durchgeführt werden. Sollte nun an einem bestimmten Tag eine weitere Maschine überprüft werden müssen, so kann ein Auftrag geöffnet und bearbeitet werden. Er erhält damit eine eindeutige ID und wird von der Regel entkoppelt. Eine Änderung an der Regel betrifft diesen Auftrag nun nicht mehr. Er kann also um ein weiteres Dokument für die zusätzliche Maschine ergänzt werden und wird dem Werker bei der Durchführung entsprechend angezeigt.

Die aus der Bearbeitung der Aufträge resultierenden Arbeitsergebnisse liegen als Reports im gleichnamigen Menüpunkt vor. Ähnlich wie im Menü "Aufträge" kann auch die tabellarische Reportübersicht anhand unterschiedlicher Parameter sortiert und gefiltert werden. Auf diese Weise ist es Planer*innen von zyklischen Tätigkeiten möglich, schnell und einfach zu den jeweils relevanten Arbeitsergebnissen zu gelangen. Die Reports enthalten sämtliche Daten und Werte, die während der Tätigkeitsdurchführung erfasst werden. Sollten aus der Bearbeitung Folgetätigkeiten in Form eines Tasks erfasst werden, sind diese im Reportergebnis referenziert.

Sowohl über die tabellarische, als auch über die kalendarische Auftragsübersicht erhalten Planer*innen Informationen zum Arbeitsfortschritt aller Aufträge (Spalte "Status", bzw. "Fortschritt"). Zur schnellen Unterscheidung ist jeder Auftragsstatus mit einer korrespondierenden Farbe, die in beiden Ansichten verwendet wird, versehen.

Innerhalb eines Auftrages wird zu jedem Report ein individueller Fortschrittsbalken angezeigt, so dass auf einen Blick erkenntlich ist, welche Arbeiten bereits zu welchem Anteil erledigt wurden.