Regeln erstellen
Im Bereich der Regeln erhalten Sie eine Übersicht aller existierenden Regeln. Um eine neue Regel zu erstellten, klicken Sie auf die Schaltfläche neue Regel.
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der einzelnen Felder, die im Rahmen der Erstellung einer Regel mit Inhalt gefüllt werden müssen bzw. können. Aus gespeicherten Regeln werden automatisch die daraus resultierenden Aufträge erstellt.
Pflichtfelder von Regeln
Titel
Jede Regel muss mit einem Titel versehen werden. Der Titel kann dabei den Inhalt knapp, präzise und aussagekräftig wiedergeben. Er kann später in der Übersicht frei durchsucht werden.
Zeitplan
Startdatum und Enddatum
Der Zeitraum, in denen die Regel zur Anwendung kommt.Events wiederholen jede
Hier stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl um z. B. zwischen wöchentlich oder monatlich wiederholenden Intervallen zu unterscheiden. Dabei können Sie mit den Wochentagen definieren, an welchen Tagen die Regel gilt.Events startet um
Zu welcher Uhrzeit das Event am jeweiligen Tag ausgeführt werden soll.
Eventdauer und Einheit
Hier können Sie mitgeben wie lange das Event ab dem Startzeitpunkt gültig ist, bzw. ab wann es als überfällig angezeigt wird.
Dokumente hinzufügen
Weiterhin muss mindestens ein Dokument zu einer Regel hinzugefügt werden. Die Reihenfolge in der Sie Dokumente zu der Regel hinzufügen wird beibehalten. Über die Festlegung der Menge spezifizieren Sie, wie viele Reports auf Basis des identischen Dokuments in der Regel erstellt werden müssen.
Optionale Felder von Regeln
Die zusätzlichen Felder dienen dazu, noch weitere Informationen festzuhalten.
Beschreibung
Dieses Feld ist ein reines Textfeld, um die Regel näher zu beschreiben.
Priorität
Wählen Sie zwischen sehr niedrig, niedrig, normal, hoch und sehr hoch. Diese Angabe dient wiederum als Filterkriterium in der tabellarischen Übersicht.
Fertigstellung
Bei dem Feld Fertigstellung können Sie zwischen automatisch oder manuell wählen. Die automatische Fertigstellung ist als Standardeinstellung vorausgewählt, sodass mit der Fertigstellung aller Reports, die aus der Regel entstehenden Aufträge automatisch abgeschlossen werden. Wenn Sie diese lieber selbst manuell abschließen möchten, wählen Sie manuell aus.
Zugeordneter Nutzer und Zuordnungs-Modus
Wird eine Regel fest einem Nutzer zugeordnet, kann nur diese Person die aus der Regel entstehenden Aufträge abarbeiten. Eine Übernahme durch einen Kollegen ist dann nicht möglich.
Zusätzliche Informationen
Zusätzliche Informationen werden in die generierten Aufträge übernommen und können entsprechend gepflegt werden. Die Information kann in der Übersicht der Aufträge durch Einfügen der Spalte angezeigt und auch durchsucht werden.
Strukturklassen
Hier können Sie eine Zuordnung Ihrer Strukturklassen vornehmen.
Zeitplan von Dokumenten anpassen
Wenn Sie ein Dokument zu einer Regel hinzufügen, steht Ihnen die Option Zeitplan anpassen zur Verfügung. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Arbeitsschritte in den Dokumenten sehr detailliert zu planen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeitplan anpassen", um die Zeitplanoptionen für das Dokument innerhalb des Zeitrahmens der Regel (Startdatum bis Enddatum) zu öffnen.
Es öffnet sich ein Fenster, bei dem alle Schritte und Arbeitsgänge des Dokuments angezeigt werden sowie die geplanten Termine zur Durchführung. Die Anzahl der angezeigten Termine stellen Sie durch die Auswahl im Dropdown-Menü „zeigen von“ (Wochen, Monate, Quartale, Jahre, Dekaden) ein. Sie können sich entweder mit dem Dropdown-Menü „Zeitraum“ oder mit den Pfeiltasten durch den Zeitrahmen der Regel bewegen.
Schritte und Arbeitsgänge aktivieren/deaktivieren
Die Schritte und Arbeitsgänge der Anweisung können für jeden Zeitplan aktiviert oder deaktiviert werden:
Symbol | Funktion |
 | Ein Klick aktiviert/deaktiviert einen einzelnen Schritt für diesen Zeitplan. |
 | Ein Klick aktiviert/deaktiviert alle Prozessschritte dieses Schrittes für den angezeigten Teil des Zeitplans. |
 | Vertikal: Ein Klick aktiviert/deaktiviert alle Prozessschritte für diesen Zeitplan.
Horizontal: Ein Klick aktiviert/deaktiviert diesen Prozessschritt für alle Termine im aktuell angezeigten Zeitraum. |
Wiederhol-Muster bearbeiten
Die Anwendung komplexer wiederkehrender Muster von aktivierten/deaktivierten Prozessschritten kann sehr zeitaufwändig sein, wenn die Anweisung umfangreich ist. Mit der Option zur Anwendung von Wiederholungsmustern reduzieren Sie die dafür benötigte Zeit.
Symbol | Funktion |
 | Ein Klick öffnet das Menü „Wiederholungsmuster bearbeiten“, in dem wiederkehrende Muster auf den Prozessschritt für die verfügbaren Zeitpläne angewendet werden können. |
Bei dem Wiederhol-Muster stellen Sie ein, wie häufig die Einstellung für jede Spalte wiederholt werden soll. Geben Sie dafür z. B. „jede 3 Spalte wiederholen“ ein, wenn jede dritte Spalte deaktiviert werden soll. So ersparen Sie sich viel Zeit, die Einstellung durch deaktivieren der einzelnen Schritte vorzunehmen. Über das „Zeitfenster für Muster“ bestimmen Sie den Zeitraum, indem das Muster angewendet werden soll. Dieser kann nur innerhalb des Zeitrahmens der Regel und nur für den gewählten Zeitraum konfiguriert werden.
Vorlagen für Wochen erstellen und anwenden
Wenn Sie bei dem Zeitplan Wochen bei „zeigen von" auswählen, können Sie mit der Funktion „als Vorlagenwoche verwenden“ eine Vorlagenwoche definieren. Sie steht nur zur Verfügung, wenn alle Tage der gewählten Woche innerhalb des Zeitrahmens der Regel liegen. Wenn die Woche als Vorlagenwoche ausgewählt wurde, wird sie im Dropdown-Menü „Zeitraum“ markiert. Die Vorlage kann mit der Funktion „Vorlage anwenden" auf andere Wochen angewendet werden.
Geplante Regeln
Eine Regel erstellt zu den definierten Zeitpunkten zunächst einmal virtuelle Aufträge. Das heißt der Auftrag ist noch nicht in der Datenbank gespeichert, sondern wird nur für den Anzeige-Zeitraum berechnet. Diese virtuellen Aufträge haben alle die gleiche ID, die der ID der Regel entspricht. Erst wenn Sie einen virtuellen Auftrag öffnen wird aus dem virtuellen Auftrag ein echter Auftrag. Dieser Auftrag bekommt dann auch eine eigene ID. Die ID können Sie sich jeweils über Spalten anpassen einblenden lassen.
Sind in einem Zeitplan alle Schritte zu einem Termin abgewählt, z. B. haben Sie eine Regel die immer freitags ausgeführt wird, aber am Karfreitag soll keine Aktivität stattfinden, dann wird der Auftrag zwar technisch erzeugt, aber ohne Inhalt.
D. h. der Auftrag erscheint am Karfreitag und kann gestartet werden, sobald man dies aber macht, wird der Auftrag automatisch im Hintergrund geschlossen und ein Hinweis ausgegeben.