Was ist ein Report
Wie läuft eine papiergestützte Dokumentation in der Regel ab?
Im Normalfall wird als Arbeitsanweisung, Checkliste oder Protokoll nicht die Vorlage, also das originale Dokument ausgegeben, sondern zumeist eine Kopie.
Die Originaldatei am PC oder das originale Papierdokument bleiben als Vorlage erhalten und können überarbeitet werden.
Die gewünschte Kopie der Dokumentation kann durch einen Ausdruck eines Text- und Bilddokuments (Excel, PowerPoint, Word, PDF, ...) erfolgen. Oder das originale Papierdokument wird tatsächlich im Kopierer dupliziert.
Anschließend wird eine Kopie an die auszuführende Person ausgegeben und von dieser abgearbeitet (z. B. Unterschreiben der Checkliste auf Papier).
Das ausgefüllte Papierdokument kann als Report o. Protokoll bezeichnet werden.
Es wird in einem Ordner abgeheftet und ggf. gescannt und so teil-digitalisiert.
Genauso verhält es sich bei einem Excel oder Word-Dokument, welches in einem Ordner liegt, von welchem ein Ausdruck erstellt wird. Auch hier bleibt das Original als Vorlage erhalten und kann überarbeitet werden.
Anwendungsfall bestimmen
Wir unterscheiden zwischen zwei Anwendungsfällen:
Wissen und Informationen abrufen ohne Nachverfolgung und Rückmeldungen
Dabei rufen die Nutzer Wissen und Informationen ab. Es muss jedoch keine Rückmeldung über den Fortschritt, die Richtigkeit des Prozesses oder ein Nachweis erstellt werden.
Beispiele:
- Anleitungen
- Arbeitsanweisungen ohne Nachverfolgung
- Hinweise
- Prozessdokumentationen
Das Dokument wird vom Nutzer angesehen, es entsteht kein Report.Wissen und Informationen abrufen, Rückmeldungen aktiv/passiv durchführen und Tätigkeiten nachverfolgen
Dabei rufen die Nutzer Wissen und Informationen ab. Es müssen Rückmeldungen über Fortschritte und Richtigkeit erfolgen. Diese können aktiv (Eingabe, Drücken von Interaktionen) oder passiv (Fortschritt) stattfinden. Abschließend muss ein Nachweis für die durchgeführte Tätigkeit erstellt werden. Der Nutzer muss dabei nicht zwangsweise eine Eingabe tätigen. Auch das Abschließen und damit die Kenntnisnahme des Inhalts können nachvollzogen werden.
Beispiele:
- Checkliste
- Prüfprotokolle
- Abnahme
- Unterweisungen (Sicherheit, Maschinen, Betriebsmittel, etc.)
- Montageprozess mit Qualitätsprüfung und Rückmeldungen
Das Dokument wird vom Nutzer angesehen und Informationen/Daten aktiv oder passiv hinzugefügt. Es entsteht ein Report.
Dokumente und Reports
Ein Dokument wird auf der Plattform erstellt und zentral abgelegt.
Nach der Freigabe und des sichtbar Schaltens, ist das Dokument aktiv und kann als Report ausgeführt werden.
Der Ersteller entscheidet vorab, um welchen Anwendungsfall es sich handelt:
Wissen und Informationen abrufen ohne Nachverfolgung und Rückmeldungen
Wissen und Informationen abrufen, Rückmeldungen aktiv/passiv durchführen, Tätigkeit nachverfolgen
Je nach Anwendungsfall definiert der Ersteller bei der Erstellung eines Dokuments, ob automatische ein Report erstellt werden soll. Dies kann über die Auswahl Report automatisch erstellen auf aktiv oder inaktiv gesetzt werden.
Ein Nutzer startet ein Dokument über den Start-Button. Die Einstellung definiert vorab, ob...
Ein Nutzer das Dokument ansieht aber kein Report erstellt wird.
Ein Nutzer das Dokument ansieht und Informationen und Daten, aktiv oder passiv, über den Report zurückmeldet.
Das Dokument bleibt auf der Plattform im Original, unabhängig vom Anwendungsfall verfügbar. Ein Report verhält sich somit wie eine Kopie, nur mit deutlichen Vorteilen gegenüber der analogen Welt:
Der Report sammelt alle prozessrelevanten Informationen, die im Laufe der Bearbeitung anfallen.
Das sind beispielsweise Eingaben, die aktiv durch den Nutzer eingegeben werden (Text, Bild, Video, Ton, Interaktionsfelder). (-> aktive Rückmeldung)
Außerdem werden Informationen wie Uhrzeit- und Datum oder nachträgliche Änderung von Eingabewerten mitverfolgt. (-> passive Rückmeldung)
Weitere Eigenschaften von Reports
Ein Report kann im Laufe seiner Abarbeitung durchgängig in Echtzeit nachverfolgt werden.
Strukturelemente wie Geltungsbereiche, Dokumenttypen, Produktnummer und viele mehr
Im Report können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten.
Jeder Report hat einen Status, der auch manuell geändert werden kann (z. B. wenn Probleme auftreten).
Ein Report kann nicht verloren gehen.
Alle Prozessinformationen (aktiv wie passiv) sind digitalisiert und können gefiltert, durchsucht, ausgewertet sowie exportiert werden.