Der PDF Report to SharePoint Connector ermöglicht es, Reports - sobald sie abgeschlossen wurden - aus Operations1 automatisiert im PDF-Format in einem definierten SharePoint-Ordner abzulegen.
Vorteile
Automatisierung: Reports werden ohne manuelles Zutun exportiert.
Zentralisierung: Alle einer Strukturklasse angehörigen Reports liegen an einem einheitlichen Speicherort.
Revisionssicherheit: Abgeschlossene Reports werden unveränderbar im PDF-Format archiviert.
Nahtlose Integration: Direkte Anbindung an bestehende SharePoint-Strukturen.
Anwendungsfälle
Automatische Bereitstellung von Qualitätsreports für Auditoren
Unternehmensweite, strukturierte Archivierung von abgeschlossenen Reports
Einrichtung des PDF Report to SharePoint Connectors
Schritt 1: Öffnen des Connector-Bereichs
Navigieren Sie zu den Systemeinstellungen und klicken Sie im Menü auf „Connectoren“.
Schritt 2: Hinzufügen des PDF Report to SharePoint Connectors
Über „Connector hinzufügen“ wählen Sie im Dropdown-Menü „PDF Report to SharePoint Connector“ aus.
Schritt 3: SharePoint konfigurieren
In der Konfigurationsübersicht benötigen Sie die Tenant ID, Client ID, das Client Secret und den Pfad zum Zielordner auf dem SharePoint.
Im diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie an die Tenant ID, Client ID und das Client Secret gelangen.
Datei-Upload nach SharePoint über Sharing-URL mit dem Operations1 SharePoint Connector
Navigiere zum gewünschten Speicherort in SharePoint.
Klicke auf den Ordner, in den die Datei hochgeladen werden soll.
Klicke auf Link kopieren (siehe Screenshot unten).
Ein Pop-up-Fenster zeigt den generierten Link an (siehe Screenshot). Klicke auf Kopieren, um die vollständige URL in die Zwischenablage zu kopieren.
Füge diese URL in das Feld “SharePoint Location” innerhalb der Konfiguration des Operations1 SharePoint Connectors ein (siehe Screenshot unten).
Schritt 4: PDF-Einstellungen
Nachdem Sie sich verbunden haben, können Sie die PDF-Einstellungen bearbeiten.
Die erste Einstellung betrifft die Klassen. Hier legen Sie fest, welche Reports exportiert werden. Wählen Sie hierfür ein oder mehrere Klassenmerkmale aus. Alle abgeschlossenen Reports mit den entsprechenden Klassenmerkmalen werden im festgelegten Zielordner gespeichert. Sind mehrere Merkmale definiert, müssen alle diese Merkmale im Report hinterlegt sein (UND-Logik), damit der Export erfolgt.
Die weiteren Einstellungen beziehen sich auf die exakte Konfiguration der PDFs, so wie sie auch im Einzelexport zur Verfügung stehen. Aktuell wird ein Titel vordefiniert; dieser kann nicht angepasst werden.
Nach der Aktivierung werden Ihre Reports automatisch und zuverlässig exportiert, sobald sie abgeschlossen wurden.