In unseren beiden Artikeln zum Verlinken von Qualifikationen mit Dokumenten und dem Erstellen von Trainingsdokumenten haben wir erläutert, wie Qualifikationen eingesetzt werden können, um in Operations1 das Wissens- und Lernmanagement voranzutreiben. Je schneller die Qualifikationen eingerichtet sind, desto schneller können diese Vorteile genutzt werden. Daher hier einige Tipps und Tricks zum schnellen Einrichten von Qualifikationen für Nutzer.
Einfache Übersicht mit der Qualifikationsmatrix
Mit Hilfe der Qualifikationsmatrix kann schnell überblickt werden, welcher Nutzer über welche Qualifikation verfügt. Die Nutzer werden in den Zeilen angezeigt, alle in der Plattform angelegten Qualifikationen in den Spalten.
Es werden stets 100 Nutzer auf einmal eingeblendet. Über die Navigationsleiste kann zu weiteren Nutzern gewechselt werden. Die Pfeiltasten in der Überschrift der Nutzerspalte ermöglichen zudem eine Sortierung der Nutzer nach ihrem Namen in alphabetischer Reihenfolge.
Drei verschiedene Farb- und Formkodierungen geben Aufschluss darüber, ob die Qualifikation eines Nutzers gültig ist (blau), bald abläuft (gelb) oder bereits abgelaufen ist (rot). Ein Spiegelstrich zeigt an, dass der Nutzer die Qualifikation noch nie besessen hat. Dies ermöglicht auf einen Blick zu erkennen, wo Qualifikationslücken bestehen oder Qualifikationen zeitnah erneuert werden müssen.
Mehr Details zu einer bestimmten Qualifikation eines Nutzers können durch einen Klick auf die jeweilige Zelle der Tabelle eingesehen werden. Es öffnet sich ein Popup-Dialog mit weiteren Informationen, etwa zur genauen verbleibenden Gültigkeitsdauer.
Der Hyperlink in diesem Dialog führt zu dem Detailbereich der einzelnen Qualifikation. Derselbe Bereich kann auch über das Menü in der Kopfzeile der Matrix geöffnet werden.
Eine Qualifikation vielen Nutzern auf einmal zuweisen
Wie einem einzelnen Nutzer in dessen Nutzerprofil eine Qualifikation zugewiesen werden kann, ist in diesem Artikel beschrieben. Zur initialen Einrichtung von Qualifikationen oder bei gleichzeitigem Erlangen der Qualifikation durch viele Nutzer eignet sich jedoch eine Mehrfachzuweisung im Nutzerbereich der Qualifikation besser. Diese wird über den Hyperlink „Benutzer hinzufügen“ am oben rechten Ende der Tabelle gestartet.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern sowie das Startdatum des Gültigkeitszeitraums der Qualifikation gewählt werden kann.
Durch die Zuweisung wird die Qualifikation automatisch allen ausgewählten Nutzern hinzugefügt und die verbleibende Gültigkeitsdauer basierend auf dem Startdatum berechnet.