Ein Auftrag wird erstellt, um ein oder mehrere Dokumente bestimmten Nutzern oder Nutzergruppen einmalig mit definiertem Start- und End-Zeitpunkt zuzuweisen.

Eine Regel hingegen wird für eine wiederkehrende Zuweisung von einem oder mehreren Dokumenten genutzt. Dabei unterscheidet sich eine Regel von einem Auftrag in ihrer Flexibilität. In einer Regel kann nicht nur bestimmt werden, dass z. B. jeden Freitag ein bestimmtes Dokument ausgefüllt werden muss, sondern auch noch detailliert geplant werden, welche Schritte am jeweiligen Ausführungstag relevant sind. Eine Regel definiert damit sehr individuell Zeitpunkte an denen automatisch vom System Aufträge zur Bearbeitung erzeugt werden. Soll beispielsweise jeden Freitag eine bestimmte Checkliste zur Maschinenwartung abgearbeitet werden, wird hierzu eine Regel erstellt.