Dieser Artikel soll dazu dienen leitenden Mitarbeitenden in produzierenden Unternehmen eine Idee an die Hand zu geben, bestehende Strukturen der Organisation innerhalb von Operations1 abzubilden, sodass diese zur zielgerichteten Verteilung von Inhalten genutzt werden können. Dies kann bedeuten, einen bereits bestehenden Operations1 Anwendungsfall zu optimieren oder einen Anwendungsfall neu zu erschließen.

Bitte hierzu auch den Artikel "Zugriffskontrolle" beachten, der näher auf die Funktion eingeht, während hier ein Beispiel zum Aufbau gegeben wird.

In produzierenden Unternehmen ist die Produktion häufig in verschiedene funktionale Bereiche unterteilt, die klar definierte Aufgaben übernehmen. Typisch ist die Aufteilung in Abteilungen wie Fertigung, Qualitätskontrolle, Instandhaltung und Logistik. Diese funktionale Organisation gewährleistet eine hohe Spezialisierung innerhalb der Produktion. In manchen Fällen wird die Produktion auch nach dem Produktionsprozess oder den Produktlinien gegliedert, was man in einer divisionalen Organisation findet. Diese Struktur bietet Flexibilität bei der Herstellung unterschiedlicher Produkte oder Produktvarianten.

Im Schaubild kann man sehen, wie man die unterschiedlichen, bei Ihnen existierenden funktionalen Einhieten im Kontext von den in Operations1 vorhandenen Inhalten verstehen kann. Dokumente, Reports, Aufträge und Tasks sind hierin einem der Bereiche zugeordnet.

Bei einer Organisationsstruktur, die nach Prozessen und Produktlinien aufgebaut ist, treten hier die Prozessbereiche, wie z.B. Vormontage, Montage und Inbetriebnahme, an die Stelle der funktionalen Bereiche und übernehmen die thematische Unterteilung der Inhaltsbereiche und Verantwortungen.

Die klare Trennung von Inhaltsbereichen und Verantwortungen, kann sich optimierend auf die Abläufe und damit auf die Produktivität auswirken.

Um die Organisationsstrukturen in Operations1 abzubilden können wir die entsprechenden Bereiche als Gruppen abbilden. Bleiben wir beim obigen Beispiel mit der Unterteilung der Organisationsstruktur in funktionalen Bereichen, so sollte jeweils ein Bereich eine Gruppe bilden.

Im Übertrag auf eine in Prozesse und Produktlinien unterteilen Organisationsstruktur, würden hier die Gruppen auf eben diese Prozesse und Produktlinien geschnitten werden.

Betrachtet man nicht nur die Organisationsstruktur innerhalb eines Standortes oder eines Unternehmens, sondern die Organisationsstruktur über mehrere Standorte hinweg (oder über unterschiedliche Divisionen / Business Units), so kann auch dies mit Hilfe der Gruppen dargestellt werden.

Bei einer solchen Struktur ist es notwendig, dass sowohl eine Gruppe für den Standort erstellt sein muss, als auch für den funktionalen oder den Prozess-/Produktbereich. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Gruppenzuordnung keiner Hierarchie folgt. D.h. eine Gruppe "Standort" steht nicht über einer Gruppe "Instandhaltung". Es müssen beide Gruppen sowohl an Nutzende als auch an die Inhalte vergeben werden.

Für Nutzende aus der Instandhaltung eines Standortes würde dies folglich bedeuten, dass sie Mitglieder sowohl der Gruppe "Standort I", als auch der Gruppe "Instandhaltung I.IV" sein müssen. Gleiches gilt für die Dokumente des Bereiches. Ist ein Dokument nur für die Gruppe "Standort I" zugänglich, gilt es für alle Nutzenden dieses Standortes. Dieser flexible Ansatz sichert präzise Kontrolle über die Verteilung von Inhalten und Zugriffen.